Errores frecuentes al facturar electrónicamente

En el proceso de facturación electrónica, es común enfrentarse a diversos desafíos, y entre ellos, la correcta numeración de las facturas puede convertirse en un punto crítico. En este instructivo abordamos algunos errores frecuentes relacionados con la numeración de facturación que pueden surgir durante la interacción con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

No se encontró en la DIAN el número de resolución indicado

Este error se puede presentar por las siguientes razones:

1. Vencimiento de la resolución de facturación

Para verificar que la resolución de numeración no está vencida, ingresá a la tuerca superior derecha de Mi configuración > Mis Facturas - Mis numeraciones, entrá al punto de numeración configurado y revisá que el campo “fecha vigencia hasta” no sea anterior a la fecha actual de la consulta.

Si la numeración está vencida por fecha, tenés que hacer estos pasos en la DIAN:

• Ingresá al MUISCA de la DIAN y solicitá la resolución de numeración electrónica.
• Asociá los prefijos solicitados a nuestro proveedor tecnológico, Cadena SA.
• Actualizá la resolución de factura electrónica.

2. Falta asociar prefijos a Cadena

Es obligatorio que los prefijos de la numeración solicitada en el MUISCA de la DIAN se asocien a Cadena a través del portal de factura electrónica. Tené en cuenta que, una vez que solicitás la resolución de numeración, demora aproximadamente 1 hora en verse reflejada en el micrositio de factura electrónica.

Ver ayuda > Cómo asociar los prefijos a Cadena

3. La resolución ingresada es incorrecta

Verificá la resolución de numeración configurada desde Mi configuración > Mis facturas, revisá el campo “Resolución” y confirmá que sea el mismo número del formulario 1876, y que no tenga espacios en blanco guardados.

El punto de venta o prefijo ya existe

Si desde Configuración > Mis facturas > Numeraciones, al crear una nueva numeración y guardar, te arroja este error, es porque está duplicado el prefijo: no podés dejar el campo “prefijo” vacío porque Xubio ya te da un punto de numeración default con el campo de prefijo vacío.

Tampoco podés crear un nuevo punto de numeración con el mismo prefijo. Si lo que necesitás es actualizar la resolución de numeración que mantiene el mismo prefijo, solo tenés que ingresar al punto de numeración del prefijo existente y cambiar los datos de la nueva resolución.

Otros errores frecuentes: IVA, bienes cubiertos y correlación de fechas

Si te retorna el error “No está permitido editar el IVA de los productos sin tener la opción de ‘Bienes Cubiertos’ activa”, se debe a que se modificó manualmente el IVA dentro del comprobante. Este campo no es editable, ya que el programa lo calcula según la definición en Configuración > Mi empresa > Condición de IVA y la configuración de los productos en Ventas > Productos de venta. Para corregirlo, eliminá el documento, validá el impuesto en ambas rutas y volvé a generar la factura sin alterar ese campo.

Si te retorna el error “No se puede generar Facturas Electrónicas con la opción ‘Aplica Bienes Cubiertos’ con fechas diferentes a las estipuladas por el gobierno”, es porque dentro de “Más opciones” del comprobante está tildada la casilla “Aplica Bienes Cubiertos”, una función reservada para jornadas especiales como el Día sin IVA. Para corregirlo, desmarcá esa opción y seguí los pasos del apartado anterior.

Si te retorna el error “No se pudo completar la opción. El documento número _ tiene fecha menor a la fecha del documento que desea emitir”, se debe a estas consideraciones:

1. Bajo el Anexo Técnico 1.9 de Facturación Electrónica, la DIAN solo permite transmitir documentos de venta (facturas y notas) con la fecha del día actual de la transmisión.
2. El programa mantiene una restricción estricta de orden cronológico y numérico: tiene que existir una correlación exacta entre la fecha de emisión y el número de consecutivo.
3. Cualquier ajuste de fechas o eliminación tiene que hacerse de forma secuencial, empezando siempre por el último comprobante cargado.

Si un documento no es electrónico (no fue transmitido a la DIAN) y existen registros posteriores ya reportados con consecutivos superiores y fechas de transmisión distintas a la actual, no puede ser anulado, eliminado ni transmitido. Para evitar afectaciones en tu contabilidad, te sugerimos, dentro del comprobante no transmitido: asignar el cliente CADENA SA, eliminar los productos originales y seleccionar únicamente el ítem PRODUCTO DE PRUEBA VALIDACIÓN PREVIA, y definir cantidad y precio con el valor 1.